Pianificazione e flessibilità: quando tutti i piani saltano

Per quanto tu sia organizzata, lo sarai davvero quando avrai imparato che pianificazione e flessibilità sono due elementi fondamentali della programmazione.

Quando i piani saltano: come reagisci?

Hai imparato a pianificare tutto, sei organizzatissima e la tua agenda è perfetta.

Sei diventata un’esperta nell’incastrare tutti gli impegni, la tua to do list è mitica… ma poi sembra che l’Universo ti stia remando contro e tutti i piani saltano.

A questo punto reagisci il più delle volte con rabbia, frustrazione, rinuncia.

Ti chiedi a cosa serve organizzarti e pianificare tutto, se tanto poi va tutto a monte? A cosa serve tenere un’agenda, scrivere una to do list, programmare se poi tanto gli imprevisti scombinano i piani?

La flessibilità nella pianificazione

Pianificazione e flessibilità sono strettamente collegate.

Avere un’agenda organizzata non ti protegge dagli imprevisti: succedono e spesso non li puoi prevedere nè controllare, perchè sono frutto di cause indipendenti da te.

L’importante è capire che quanto programmato in agenda non è una gabbia rigida a cui ti devi attenere a tutti i costi: la flessibilità nella pianificazione ci aiuta a superare i momenti di crisi.

L’agenda ti serve per capire cosa puoi controllare, aggiustare e modificare.

Primo passo: pianificare il “vuoto”

Il primo errore da evitare è riempire ogni minuto della giornata con cose da fare/appuntamenti/attività.

O meglio, devi sì prevedere cosa farai in ogni momento della giornata, ma questo vuol dire che devi anche programmare gli “spazi vuoti”, ovvero dei “tempi cuscinetto” tra le varie attività.

I “tempi cuscinetto” sono importanti perchè:

• capita spesso che non siamo in grado di valutare correttamente quanto ci vuole a fare le cose;
• permettono di dare il tempo al nostro cervello di chiudere un’attività e iniziare quella successiva;
• consentono di prendere fiato;
• aiutano a non far saltare tutto quando ci sono piccoli imprevisti che allungano i tempi di un’attività.

Per aiutarti in questo tipo di programmazione hai due strumenti utili:

• la “tecnica del pomodoro” (25 minuti di attività e 5 minuti di vuoto),
• la tecnica del “block time” (pianificare il tempo disponibile in blocchi di attività).

Inoltre, quando pianifichi la giornata, devi sempre prevedere di occupare non più dell’80% del tempo a disposizione: il restante 20% deve essere occupato da pause che deciderai come trascorrere (riposo, lettura, hobby, ….).

Secondo passo: l’agenda è come un puzzle.

Quando gli imprevisti fanno saltare più attività della stessa giornata, devi imparare a guardare l’agenda come un puzzle.

Le agende digitali (vedi Google Calendar per esempio) ci facilitano il compito di pianificazione e flessibilità.

Se hai una memoria visiva come me, puoi organizzare i tipi di attività con colori diversi e ti diventa decisamente più facile spostare impegni da una parte all’altra e vedere subito cosa:

• può andare in conflitto,
• rimandare,
• delegare,
• cancellare.

L’agenda è come un puzzle in cui devi incastrare i vari pezzi e se hai pianificato bene anche i tempi vuoi, diventa un gioco da ragazzi.

Ogni tanto il tempo vuoto, se sei in emergenza, può saltare: l’importante è che non diventi la regola.

Terzo passo: accettare l’imprevisto e lasciare andare.

Ci sono delle volte però, in cui tutto questo non serve.

I piani non si possono aggiustare a breve termine e l’imprevisto è davvero grosso e a lungo termine (vedi una pandemia).

È successo e succede tutt’ora anche a me. L’ultima volta che mi è successo sono saltate completamente tre settimane di ferie dall’ufficio.

Accetta quello che provi (rabbia, frustrazione) e ciò che non puoi controllare (l’imprevisto): questa è spesso la parte più difficile.

Potevi prevederlo? No.

Avresti potuto fare qualcosa prima? No.

A questo punto la prima cosa che devi fare è fermarti.

Fermati per far sbollire ciò che provi, perchè reagire d’impulso il più delle volte ti fa stare peggio.

Fermati per prendere fiato e dare il tempo alla tua mente di elaborare la situazione.

Solo dopo riprendi in mano agenda e to do list.

Non tutto viene per nuocere, si diceva una volta. Ed è vero.

Approfitta di questa situazione per fare una revisione: nel corso del tempo i bisogni, le priorità, i desideri cambiano.

Inizia dalla tua to do list e controlla se devi cambiare la priorità, se puoi eliminare delle voci, modificarne alcune o aggiungerne altre. Poi passa alla tua agenda: considerata la tua situazione attuale, cosa puoi modificare, cambiare, eliminare o delegare ad altri?

L’organizzazione non è rigidità, ma flessibilità: deve cambiare con te.

Pianificazione e flessibilità: se vuoi posso aiutarti

Se pensi di non farcela da sola, ti posso aiutare.

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